Jedes größere Team kennt das: Die einen Kollegen sind noch im Weihnachtsurlaub, die anderen schon im Karneval oder in den Ski-Ferien, dazwischen grassiert die jährliche Grippewelle – und wer zur Arbeit erschienen ist, der gruselt sich im leeren Büro.

Doch: Show must go on! Und damit die Aufgaben nicht wie Kamelle verteilt auf verwaisten Schreibtischen liegen bleiben, müssen sie übergeben und Arbeit delegiert werden. Nur: Die hohe Kunst der Übergabe beherrschen nicht alle Jecken gleichermaßen. Oft bleibt es bei einer kurzen E-Mail oder gar einem Post-It auf dem Schreibtisch der Vertretung; ein gezieltes Übergabegespräch findet nur selten statt.

Die Folge: Entweder sind die vertretenden Kollegen frustriert, weil sie nicht genau wissen, was jetzt wie zu tun ist – oder sie sind zwar orientiert, aber verärgert, weil es ihnen an Wertschätzung fehlt. Entsprechend fallen die Ergebnisse aus.

Oder ist Ihr Schreibtisch nach dem Urlaub stets mit lauter „Erledigt!“-Post-It-Stickern gepflastert? Eben!

Dabei ist erfolgreiches Delegieren gar kein Hexenwerk, sondern ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterführung wie auch zur Einarbeitung neuer Talente. Und für eine gute Übergabe reicht oft schon die Beantwortung folgender fünf Fragen:

  • Aufgabe: Was ist der genaue Auftrag? Was ist zu tun, was soll erreicht werden?
  • Zweck: Wofür ist diese Aufgabe zu erledigen? Was ist eigentlich der Kontext, der Sinn dahinter?
  • Besetzung: Wer soll die Aufgabe übernehmen? Wer soll die nötigen Kompetenzen entwickeln oder ist bereits die Idealbesetzung für den Job? (Weiß er das auch? Sagen Sie es ihm!)
  • Timing: Wann soll die Aufgabe erledigt sein? Wann können Rückfragen gestellt werden, wann wird das Gesamtergebnis oder Teilziele (womöglich gemeinsam) geprüft?
  • Feedback: Woran bemisst sich eigentlich, dass das Ziel erreicht, die Aufgabe erledigt ist? Und konnte auch der vertretende Kollege davon profitieren, wurde sein Einsatz gebührend gewürdigt?

Ganz wichtig: Dem Gegenüber den Raum geben, seine Fragen zu stellen, alle Ressourcen zu nutzen und das Projekt ganz zu „seinem Baby“ zu machen. Wer diese Voraussetzungen geschaffen und ansonsten die nötige Freiheit gewährt hat, den wird das Engagement und der Einfallsreichtum seiner Vertretung verblüffen. Wer dagegen Aufgaben nur unzureichend übergibt, braucht sich nicht zu wundern, wenn er schließlich ein Post-It auf dem Schreibtisch findet. Aufschrift: „Ich bin dann mal weg!“